晶科能源联合泛微采知连搭建文控全生命周期管理平台
晶科能源股份有限公司(简称“晶科能源”)是一家全球知名、极具创新力的太阳能科技企业。
公司战略性布局光伏产业链核心环节,聚焦光伏产品一体化研发制造和清洁能源整体解决方案提供,销量领跑全球主流光伏市场,入选2023年《财富》中国500强企业。
随着新能源行业的迅猛发展、企业的全球化扩张,晶科能源在技术创新、业务发展、管理优化的过程中,积累了大量的文件。作为重要的数字资产,需要有一个统一的线上管理系统,对全集团文件进行全生命周期的有效管理:
文控管理需求
1、文件统一管理需求:企业中有大量的文件需要管理,需要统一的线上管理系统,简化管理工作程序,并且实现对全集团文件的全生命周期管理。
2、文件权限需求:针对不同文件有不同的密级程度,可查看该文件的人员也不同;借阅文件需要有记录、实时跟踪,确保集团文件安全。
3、文件新建、变更与废止的需求:企业中大量的文件随着业务需求的变化,需要进行相应的新建、下发、变更、废止,如何减少手动操作的工作量?
4、文件查询的需求:便捷的文件查询功能,减少线下查找的时间成本,让文档更快地应用在企业业务中,发挥更大的价值。
……
此次,晶科能源联合泛微采知连建立文控管理平台,将运营体系文件集中在一个平台上进行维护,建立全生命周期的文控数字化管理体系,围绕文件的全生命周期,实现从文档发布、使用、版本控制以及作废销毁的全过程管控。
1文件制作
1、套用模板,一键生成标准体系文件
可在系统中维护各类体系文件对应的模板,并且对其中不可编辑的部分进行锁定,快速进行套用,一键生成标准体系文件。模板中的部分内容与填写的信息自动关联(如文件名称、文件编号等信息)。
2、文件自动编号
根据文件类型、文件分类、编制部门等信息可设定多套编号规则,系统后台在创建文档根据所选择的文档类型、文件分类等信息自动判断适配的编号规则,并在文件审核发布后自动根据规则生成编号。
将文件的新建、命名、编号等都根据公司制度统一规范起来,便于后续管理。
2文件全生命周期管理
通过采知连文控管理平台,新建、变更与废止文件简单便捷,很大程度将制作文件的工作化繁为简,提升工作效率。
1、加盖受控章:在线管理各类文控印章,印控章中自动更新归档的时间信息,增强文件受控效果。
2、修改留痕:新增文件过程中各节点对文档的批注、评论、编辑内容均可在线留痕。
3、变更管理:变更的文件名称、版本、编号、责任人等属性均可更新至文件封面,变更后版本自动更新。文件变更后,版本自动更新,历史版本自动失效,具有历史版本查看权限的用户,可以看见该篇文档所有的历史版本。
4、文件复审:可设定复审提醒周期,每份文件可以不同;到期自动触发文件复审流程,把需要复审的文件信息自动带出,无需重复填写。
5、文件作废:文件复审后需要作废处理,可触发文件作废流程,选择需作废文件,在线流程处理后,文件状态将自动变更为“作废”,该文件的权限将回收处理。
3文件查阅,高效利用
1、文控统一门户:形成统一文件查询和借阅入口,文控门户整合快捷流程和最新文件,方便用户操作与学习。
2、文件清单:基于管控和审计要求,形成多种类型的文件清单,包括生效文件清单、待培训清单、待发布清单、作废清单、文件复审未处理清单等。支持按照文件属性进行检索、统计,以及清单中文件的在线预览。
3、文件借阅:文件在线借阅申请,申请、审批、借阅、收回全流程管控,系统能够按照借阅期限,对借阅查看的电子文件进行自动赋权与自动收权。
可替他人申请借阅权限,可申请永久查看权限和定期查看权限。多种灵活的方式,让文件查阅更方便。
4文件权限管理,灵活管控
1、精细化权限管理:对文档上传、下载、预览、打印、共享等具备精细化的权限管控,满足企业的合规管理需求。支持分级授权管理,对于不同下属业务版本、部门可单独设置文件分类的管理和使用权限;根据部门、岗位、职级、角色等维度进行权限分配,不受组织变动影响。
2、权限回收:可对文件进行权限回收,包括全部权限回收和部分权限回收,全部权限回收:原有下发部门均无法再查看本文档,部分权限回收:仅被回收的部门无法查看。
价值总结
结合晶科能源实际情况,泛微采知连构建了文控模块,有效地整合了企业资源、规范了企业文件管理,进一步赋能前端业务,助力企业文件管理更智能、高效、合规:
1、统一平台:文件统一在采知连文控系统中进行维护,统一文件查询和借阅入口;
2、提升效率:通过文控管理平台,新建、变更与废止文件简单便捷,很大程度将制作文件的工作化繁为简,提升工作效率;
3、规范制度:将文件的新建、命名、编号等都根据公司制度统一规范起来,也更便于后续管理;
4、数据统计:针对文件进行的操作等数据都进行留档,方便领导根据不同条件查询文件,便于管理层的审查分析。
免责声明:市场有风险,选择需谨慎!此文仅供参考,不作买卖依据。
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