世界聚焦：详解酒店“采购到支付”全流程及自动化

酒店实现成功经营的关键是什么？不同的人会有不同的答案，而大多数人都会提到顾客体验。这不无道理。但酒店在前台为顾客提供优质服务的同时，也离不开后台的顺利运转。

(资料图)

今天我们来了解一下采购到支付的流程，看看酒店该如何优化系统，以及实现自动化后能够产生的效益。

什么是“采购到支付”？

采购到支付（procure-to-pay）是指，企业从识别需求、申请采购到最终为所需产品和服务付款，期间所涉及的系统化流程。

采购到支付并不包括采购的所有环节，其重点是流程中的采购、对账和付款部分。

战略采购、生命周期评估、供应商对接和供应链管理，并不在采购到支付的范畴。

采购到支付的步骤

标准化流程可以减少不必要的开支，提升采购效率，推动订单和供应商管理，最终提高产出。

常规化的采购到支付流程包含以下几个步骤：

1. 确定业务需求：相关人员认为需要某项产品和服务来完成工作，他们可能会自行评估最合适的产品和服务。

2. 需求申请：相关人员正式提交采购申请，开启审批和采购流程。

3. 审批通过：请购单经过标准化审批流程，得到所有相关部门和人员的批准，之后由财务部发放资金。

4. 创建采购单：获批后，相关人员开立正式采购单（PO），注明订单处理和货物交付所需的所有信息。

5. 采购单获批：采购需求获批后，完整的PO通常需单独进行评估和审核，以减少错误，明确要求，确保采购和对账过程更顺利。PO获批后，就会发送给供应商。

6. 收货：供应商完成订单并交付，收货方进行检查、核对，如果出现不对等或质量不达标的情况，收货方可以拒绝签收。

7. 评估供应商的表现：货物签收、核对完成后，对供应商的表现进行评估，包括是否按时交货、订单准确度、产品质量及完好程度，等等。所有问题都可以在该环节提出，并作为以后采购决策的参考。

8. 发票审批：该环节检查货物与请购单、采购单及发票上的信息是否一致，如果完全匹配，财会部门就可以开发票。

9. 向供应商付款：这是采购到支付过程的最后一步。采购方根据采购订单或合同条款，将审批的款项支付给供应商。有时候，企业及时支付发票款项，也可以获得付款折扣等权益。

如何优化采购到支付流程？

1. 建立标准化审批流程

创造良好的环境，让员工能够得到所需的支持确保采购申请符合预算和实际需求降低从不知名的供应商那里进行采购的风险，避免未经批准的采购行为提高数据透明度，减少冗余信息，让财务部门进行追踪、分析、预测支出

该流程无需事无巨细地列明所有事项，只需制定审批框架，让提出申请的人有心理预期。整个流程应该便于执行、追踪，且适用于每次采购，能够不断完善采购到支付的流程。

整个审批流程需包括：

标准化申请表，列明所有必要信息启动申请和审批的第一责任人详细说明获得审批需满足的条件复盘过程，对整个采购过程进行评价，推进与供应商的合作关系，更新供应商列表

2. 列出每个部门的职责

每个采购审核部门都有各自的标准化要求，这对于确保高质量采购、降低风险十分重要。相关人员和部门及要求可能包括：

内部部门主管：根据当前技术系统或合作协议，选出最佳供应商或整合资源。法务：列出执行合同保护机制的详细条款，包括服务水平协议、停工条款、灾后恢复职责、仲裁，等等。安全：完成供应商问卷，评估安全和风险管理门槛。财务：预算或项目关键节点报告，辅助制定预算和预测。

要确保顺利通过审批，要在同一个地方列明这些要求并归档。

将对各部门的要求列入整个流程中，有助于相关人员形成清晰的认知并提前准备，从而减少无效沟通，防止采购延期，提升整体效率。

3. 推进流程自动化

随着公司业务的扩张，采购流程及合同管理会随之变得更加复杂，相关部门的工作量也会加大，手动处理采购到支付流程就会心有余而力不足。

这时候就需要考虑实现流程自动化。这不仅可以减轻采购人员的负担，还能够让核心职能团队将时间留给更有价值的事情。

采购到支付自动化软件如何运作？

采购软件会创建一个中心化、自动化流程，涵盖选品到支付的系列环节。

在前端，该系统会通过云系统自动推进采购流程。用户可以登陆合作供应商数据库的物品目录页面，并根据预算和参数下单。

该系统比较灵活，管理者能够根据用户、部门、类别或位置等参数设置规则。

在后端，采购到支付软件则可以对很多重复、手动流程进行自动化处理。在产品目录页面下单后，就会进入自动化审核流程，审批通过且交货完成后，可以在系统内审核发票、对账，然后由系统自动完成支付。

该系统采用AI和机器学习技术，自动处理数千张发票，确保流程准确，信息一致，自动完成支付，无需员工手动输入信息。

电子发票也能够实现统一支付。

采购到支付的自动化有哪些益处？

采用自动化电子采购系统，能够提升每个环节的效率。

具体来说，它能带来的益处包括：

确保采购过程与预算、规范和合作供应商列表保持一致当需要从不同地方采购时，可能提高供应链管理效率降低发票开具成本通过整合发票和支付流程，稳定并提升现金流降低成本，增加收入实时查看数据并确保同步，便于支出管理

采购到支付软件的价值不仅在于提升效率，确保采购品质，还能够降低成本，减少企业内部不必要的支出。

参考资料：1.BirchStreet Systems, the Procure-to-Pay Automation Platform That Is Leading the Way to a More Automated Future for Hospitality and Travel. (Hospitality Net)2.What is Procure-To-Pay and How Companies Are Automating It. (Order)